การสื่อสารในเชิงบวก ตอน การทำ Morning Talk ก่อนเริ่มงาน

การสื่อสาร นับว่าเป็นปัจจัยที่สำคัญในการทำงานร่วมกับผู้อื่น

เพราะหากขาดการสื่อสารที่ดีแล้ว งานย่อมเกิดสะดุดและมีปัญหาไม่มากก็น้อย

จะดีกว่าไหมครับ !! หากเรามีการสื่อสารทุกครั้งก่อนเริ่มการทำงานทุกวัน

โดยไม่ต้องใช้เวลามาก แต่เราสามารถรู้เป้าหมายในการทำงานร่วมกันอย่างชัดเจน

เมื่อวันก่อนผมมีโอกาสไปบรรยายที่ ศรีราชา ตอนทำกิจกรรมการสื่อสาร

ผมมีโอกาสได้แลกเปลี่ยนกับผู้เข้าอบรม เรื่องการทำ Morning Talk กัน

มีอยู่ 1 ฝ่าย คือ ฝ่ายช่างซ่อมบำรุง ซึ่งมีการทำ Morning Talk ทุกวัน

นับว่าเป็นเรื่องที่ดีครับ เห็นด้วย แต่ มีสิ่งหนึ่งที่ทำให้ผมสะดุดใจ นั่นคือ

ช่วงเวลาในการประชุม เขาใช้เวลากว่า 1 ชั่วโมงกว่าในการประชุมแต่ละวัน

ซึ่งเสียเวลามาก ๆ ครับ สู้เอาเวลานั้นไปลงมือปรับปรุง หรือ พัฒนางานต่อไปจะดีกว่า

 

ดังนั้น หลักในการประชุม  Morning Talk ที่ดีควรทำอย่างไร เพื่อให้เกิดการใช้เวลาอย่างคุ้มค่า

และเป็นประโยชน์ต่อการทำงานในวันนั้น ๆ

จากการที่ผมได้มีโอกาสศึกษา เรื่องการสื่อสาร โดยเฉพาะปัญหาขององค์กร

เกือบทุก ๆ องค์กรที่ผมได้มีโอกาสรับโจทย์จากลูกค้าทุกครั้งก่อนไปสอน นั่นคือ

  • การไม่รับฟังซึ่งกันและกันในการทำงาน
  • การใช้คำพูดที่ไม่สุภาพ ทำให้คนอื่นเสียหาย เสียหน้า เสียใจ และเสียความรู้สึก
  • การไม่มีสัมมาคารวะ ต่อคนอื่น ๆ การแสดงออกทางภาษากายที่ไม่ดี
  • ขาดระบบในการทำงานร่วมกันในองค์กร

 

การทำงานในแต่ละวัน เราจะละเลยเรื่องการสื่อสารไม่ได้เลยครับ

เพราะแม้ปัญหาเพียงเล็กน้อย หากไม่ยอมเปิดใจคุยกัน ทำความเข้าใจร่วมกัน

ปัญหายิ่งบานปลายและคงยากจะแก้ไขได้ทันท่วงที

โดยเฉพาะองค์กรไหนที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงงานตลอดเวลาผมเชื่อว่า การสื่อสารระหว่างกันช่วยได้ครับ

ทั้งนี้การสื่อสาร ผมไม่อยากให้คุณผู้อ่านคิดแค่ การใช้คำพูดเพียงอย่างเดียวครับ

เพราะการสื่อสารมีในเรื่องของภาษากาย และน้ำเสียง ซึ่งเป็นส่วนประกอบที่สำคัญ

ดังนั้นเวลาที่เราจะสื่อสารกับใครควรใช้ทั้ง คำพูด น้ำเสียง และภาษากายไปพร้อม ๆ กัน

ย่อมดีกว่าใช้เพียงอย่างใดอย่างหนึ่งครับ

 

บทความนี้ ผมอยากให้คุณผู้อ่านทำความเข้าใจในเรื่องการสื่อสารกับลูกน้อง

โดนเฉพาะคนที่เป็นหัวหน้างานซึ่งต้องเข้าใจภาพรวมของการทำงานในแต่ละวัน

เพื่อเป้าหมายขององค์กรที่ตั้งไว้ ดังนั้น เครื่องมือหนึ่งที่ช่วยทำให้เป้าหมายมีโอกาสไปถึงฝั่งได้ นั่นคือ

การประชุม Morning Talk ในทุก ๆ วัน เพราะก่อนเริ่มงาน หัวหน้าต้องแสดงบทบาทผู้นำที่มีภาวะผู้นำ

โดยการกระตุ้น สร้างกำลังใจ สร้างแรงบันดาลใจ ให้ลูกน้องมีความเชื่อในการทำงาน

มีความมุ่งมั่นในการทำงาน มีเป้าหมายในทิศทางเดียวกัน รวมถึงช่วยกันแก้ไขปัญหา ปรับปรุง

และพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้น ผ่านการประชุมหน้างานก่อนเริ่มงานในทุก ๆ เช้า

ซึ่งประเด็นที่ใช้ในการประชุมทุกเช้า ก็มีไม่กี่เรื่อง แต่ถือว่าเป็นหัวใจในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ นั่นคือ

  • ประเด็นปัญหาการทำงานและแนวทางแก้ไข
  • เป้าหมายในการทำงานของวันนี้
  • เรื่องที่ต้องเน้นย้ำ และตระหนักให้เกิดนิสัยในเชิงบวก

 

ข้อที่ 1 ประเด็นปัญหาจากการทำงานจากเมื่อวาน

เพราะการทำงานในแต่ละวัน ต่อให้วางแผนดีแค่ไหนย่อมมีโอกาสพบเจอปัญหาไม่เว้นแต่ละวัน

ยกเว้นคนที่ไม่ได้ทำอะไรเลยที่อาจไม่เจอปัญหา การประชุม Morning Talk เพื่อร่วมกันค้นหาแนวทางแก้ไขปัญหา

และป้องกันไม่ให้ปัญหาเดิม ๆ เกิดขึ้นอีก ซึ่งการประชุมที่ดี หัวหน้าต้องกล้าเปิดใจรับฟังเสียงของ

ลูกน้องเพื่อสร้างแนวทางในการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น โดยคิดเสมอว่า คนที่อยู่หน้างานย่อมรู้

ปัญหาดีที่สุด การให้ลูกน้องเสนอแนะไอเดียในการแก้ไขปัญหา ย่อมทำให้ลูกน้องเกิดการ

ตระหนัก และมีความรับผิดชอบในการแก้ไขปัญหา และระมัดระวังไม่ให้เกิดปัญหาในแต่ละวัน

ซึ่งขั้นตอนการเสนอแนะไอเดียแก้ไขปัญหา หัวหน้าต้องฟังอย่างไม่ตัดสิน แต่ขอบคุณที่ลูกน้องเสนอแนะไอเดีย

และจดแนวทางแก้ไขปัญหานั้นไว้ เพื่อใช้ในการตัดสินใจต่อไป

 

ข้อที่ 2 เป้าหมายในการทำงานแต่ละวัน

หลังจากที่เราได้คุยในประเด็นแรกของปัญหาและแนวทางแก้ไข กันแล้วนั้น

ก่อนเริ่มต้นทำงานในทุก ๆ วัน หัวหน้าควรชี้แจง ทำความเข้าใจในเป้าหมายของการทำงาน

เพื่อให้ลูกน้องมีความคิดในทิศทางเดียวกับหัวหน้า

ซึ่่งการพูดคุยในเรื่องเป้าหมายนั้น ต้องชี้แจงให้ชัดเจนกับปลายทางที่เราต้องการ

ดังนั้น ทุกเช้าก่อนที่จะประชุม หัวหน้าควรมีการวางแผนการทำงานก่อนประชุม

เพื่อจัดลำดับการทำงานว่า เช้าควรทำอะไร บ่ายควรทำอะไร หรือหากใครที่ต้องทำงาน

ในเชิงของปริมาณ และตัวเลข ก็ควรบอกลูกน้องให้ชัดเจนถึงยอดขาย หรือ ยอดผลิตในแต่ละวัน

เพื่อขอความร่วมมือทุก ๆ คนให้ช่วยกันผลักดันเป้าหมายในวันนั้นให้สำเร็จลุล่วง

และหากเป้าหมายสำเร็จลุล่วงให้แต่ละวัน ก่อนกลับบ้าน ควรเรียกลูกน้องมาขอบคุณ

เพื่อสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงานต่อไป

 

ข้อที่ 3 เรื่องที่ต้องเน้นย้ำ และตระหนักให้เกิดนิสัยในเชิงบวก

ข้อนี้ถือว่าเป็นสิ่งที่จำเป็นอีกข้อ เพราะหัวหน้าต้องปลูกฝังความคิดในทุกๆ  วัน

โดยบอกถึงวัตถุประสงค์ของการทำงาน ในเชิงบวก รวมถึงบอกผลเสียหากทำงานผิดพลาด

จะเกิดผลเสียในด้านใดโดยเน้นย้ำถึงสิ่งที่ต้องระมัดระวังในการทำงาน เช่น ความปลอดภัย หากงานที่ทำมีความเสี่ยง

หรือข่าวสารนโยบายของบริษัท ฯ ที่มีการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ทุกคนตระหนักในความร่วมแรงร่วมใจพัฒนางานให้ดีขึ้น

ต่อไปในอนาคต

สรุป

การประชุมงานแต่ละครั้งเวลาที่เหมาะสมไม่ควรสั้นจนขาดสาระหรือนานจนเกินไปจนเบียดบังเวลาในการทำงาน

ซึ่งตามมาตรฐานการประชุมกันควรใช้เวลาไม่เกิน 15 นาที โดยทุกครั้งสิ่งที่หัวหน้างานควรทำในการประชุม

นั่นคือ  การจัดทำรายงานสรุปผลการประชุมในแต่ละวัน (เอกสารตามรูปภาพ)

ทุกครั้งในการประชุม ต้องมีเอกสารประกอบการประชุม Report  เพื่อให้สามารถสรุปผลการประชุมได้ในแต่ละวัน

ซึ่ง ผมเองจะใช้แบบฟอร์ม Morning Talk ในการคุมการประชุมทุกครั้ง

เพื่อให้ทราบ งานปัญหาพร้อมแนวทางแก้ไข , เป้าหมายงานของวันนี้การสอนงานเพื่อการตระหนักตอกย้ำ

การมอบหมายงานให้ลูกน้องทำงาน การเช็คขาด ลา มาสาย สรุปจำนวนกำลังคนที่ทำงานในวันนั้น ๆ

ทั้งนี้ หากผู้อ่านสนใจ แบบฟอร์ม Morning Talk  สามารถขอได้โดยส่ง คำขอมาที่ mongkhol05@gmail.com

การสื่อสาร ถึงแม้วันนี้จะกว้างไกล ด้วยเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่ย่นย่อให้เราสามารถสื่อสารทางไกลได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว

แต่การสื่อสารแบบดั้งเดิม คือ การสื่อสารด้วยวาจา ให้เห็นหน้าตากันก่อนแยกย้ายไปทำงานตามความรับผิดชอบ

ยังถือว่าเป็นสิ่งสำคัญทั้งนี้การสื่อสาร ต้องมีการทวนข้อมูลกลับทุกครั้ง โดยใช้คำถามถามทีมงานทุกครั้งว่า

  • ทุกคนมีข้อเสนอแนะนำเพิ่มเติมไหม ครับ/ค่ะ
  • มีท่านใดต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ครับ /ค่ะ

 

หรือ กรณีที่เรามอบหมายงานให้ลูกน้อง ทีละคนก็ต้องมีการทวนข้อมูลกลับมาหาทุกครั้ง เพื่อรับฟังข้อมูลให้ตรงกัน

เพราะหากไม่คุยกัน เป้าหมายงานวันนั้นก็คงมีโอกาสผิดพลาด และทำให้การทำงานไม่ราบรื่น ประสบความสำเร็จ

แต่หากเราเริ่มต้นด้วยการคุยกัน เช่น หากเริ่มงาน 8 โมงเช้า อาจใช้เวลา 8.00-8.15 น. ก่อนเริ่มงานพูดคุยกัน

ถึงปัญหาที่เกิดขึ้นจากเมื่อวาน แนวทางการแก้ไขปัญหา เป้าหมายในการทำงานวันนี้  การแจ้งข้อมูลข่าวสาร

หรือหากเราจัดประชุมก่อนเลิกงาน ซึ่งก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยใช้ประเด็นปัญหา (หากมี) เมื่อเช้ามาคุยกัน

เพื่อหาทางแก้ไข ป้องกัน และวางเป้าหมายข้ามไปถึงวันพรุ่งนี้ ย่อมทำให้การทำงานมีความต่อเนื่อง

และทุกครั้งในการประชุม ควรจดบันทึกรายงานทุกครั้ง  เพื่อเป็นการทบทวนการทำงาน  การติดตามงาน

และควบคุมงานนั้นให้เดินหน้าไปสู่เป้าหมายร่วมกัน

 

ดังนั้น ไม่ว่าเราจะประชุมกันช่วงเวลาไหน เช้าก่อนเริ่มงาน หรือ ก่อนเลิกงาน ซึ่งเวลาไม่ตายตัวครับ

ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของงานในองค์กร ซึ่งองค์กรไหนมีการจัดทำกิจกรรม Morning Talk ให้เป็นหัวใจหลัก

ก่อนเริ่มงาน ผมเชื่อว่า การทำงานย่อมเกิดความเข้าใจและเกิด Team Work ที่ดีแน่นอนครับ

เชื่อผมเถอะ ++

 

หลักสูตรใหม่ เทคนิคการประชุมงานประจําวันสําหรับหัวหน้างาน  

(Morning Talk) >>คลิกอ่านรายละเอียด<<

ท่านสามารถติดตาม Dr.fish ได้ทาง Line แล้วตั้งแต่วันนี้ โดยทำตามขั้นตอน คือ

1.ค้นหา ID : Dr.fish กรุณากดลิงก์ด้านล่าง หรือค้นหา ID "@dr.fish" ที่ LINE หรือ LINE@ 

(กรุณาใส่ "@" ด้วย) แล้วเพิ่มเป็นเพื่อนของคุณ

 2. คลิก Link http://line.me/ti/p/%40dr.fish

 

ประโยชน์ที่จะได้รับในการเป็นเพื่อนกับ dr.fish คือ

1.ได้รับข้อมูลการพัฒนาตนเองที่เป็นประโยชน์ วิธีคิดในเชิงบวก ทุกเช้า 7.30 น.ทุกวัน

2. สามารถปรึกษาการทำงาน วิธีคิดได้ตลอดเวลา ไม่ต้องเกรงใจครับ ยินดีมาก ๆ ครับ

 

คิดบวก คิดถึง Dr.fish

เขียนโดย อ.มงคล กรัตะนุตถะ

วิทยากร นักคิด นักเขียน

 

แบบฟอร์มติดต่อกลับ

Visitors: 249,753